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POLITICA DE PRIVACIDAD CLIENTES BOSI

1. Objetivo

Implementar procesos y procedimientos necesarios para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y reglamentar los aspectos relacionados con el tratamiento de Datos Personales y la autorización de los Titulares de la información.

2. Alcance

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de COMERCIALIZADORA BALDINI SA BALDINI Y ALCANTARA ASOCIADOS SAS, FRANQUICIAS AUTORIZADAS Y CESIONARIOS (en adelante BOSI), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales BOSI garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en la base de datos de sus clientes, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

3. Definiciones

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones, las cuales permitirán una correcta interpretación de la Ley 1581 de 2012 y del presente documento:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Dato sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Oficial de protección de datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. Principios

BOSI estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios y se regirá por lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, y de las demás normas que los desarrollen, adicionen o modifiquen.

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  • El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

5. Contenido de la base de datos

En la base de datos de CLIENTES BOSI, se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación personal, además para los clientes que aceptan ser parte del Programa CLIENTE ORIGINALE se recolecta información como género, correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y/o móvil adicionando a estos la huella digital y fotografía cuando adquieren sus productos mediante crédito Bosi.

En adición a lo anterior, y solo para los clientes corporativos la recolección de datos es mediante el formulario de conocimiento atendiendo las disposiciones e instrucciones de la circular 100-000005 de 2014 emitido por la superintendencia de sociedades de Colombia y los estándares internacionales para prevenir el lavado y la financiación del terrorismo. Conforme a ello y según lo establecido en el literal b) del artículo 2 “Ámbito de aplicación” de la Ley 1581 de 2012, las disposiciones que buscan la protección de datos personales y que se encuentran contenidas en dicha disposición, no son aplicables a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y financiación de terrorismo, por lo que en un principio su utilización no requerirá de una autorización de su titular. Sin embargo los datos personales adicionales y recolectados mediante este formulario se tratarán bajo las instrucciones de la ley 1581 de 2012 y demás disposiciones complementarias.

La información sensible que hace parte de la base de datos de CLIENTES BOSI es almacenada previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5, 6 y 7 de la ley 1581 de 2012.

6. Tratamiento de la base de datos

La información que consta en la base de datos CLIENTES BOSI es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, analítica y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias y/o aliados tecnológicos, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

En cumplimiento de deberes legales, BOSI podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

7. Finalidad

La información recolectada por BOSI tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto comercial. Además BOSI guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable y tributaria. La información sobre clientes se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter comercial e informar sobre productos y la calidad de estos, tendencias, beneficios, eventos, alianzas, información general y para demás labores de mercadotecnia sobre tendencias y gustos de los consumidores que nos permitan otorgarles beneficios, promociones, descuentos u otros similares. Además para fines de reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, gestiones de cobranzas o comercial, estos fines para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales con sus clientes y serán a través de aliados tecnológicos, comerciales y/o estratégicos.

Así mismo BOSI informa que los datos recolectados a través del personal de seguridad y video grabaciones, se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones.

8. Derechos de los Titulares de la Información

BOSI está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, Por eso y de acuerdo a la Ley 1581 de 2012. Artículo 8°. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BOSI o el Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a BOSI salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por BOSI o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que BOSI, o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y/o a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. Deberes De Bosi con la Información del Titular

Conforme a lo dispuesto en el Título VI. “Deberes de los Responsables del tratamiento y Encargados del Tratamiento” Bosi como Responsable del tratamiento se rige bajo los siguientes deberes.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, Copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo, Bosi informa que en el cumplimiento de su función y actividad comercial, y dando cumplimiento a la normatividad vigente del país, la información de sus clientes será tratada por otras compañías en calidad de Encargados, quienes darán a los datos un tratamiento específico y tendrán bajo la ley 1581 de 2012 los siguientes deberes.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento conforme a lo dispuesto y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Marco Legal

El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales han sido elaborados en concordancia con las siguientes normas y documentos:

  • Constitución política, Art 15.
  • Ley 1581 de 2.012
  • Ley 1273 de 2.009
  • Ley 1266 de 2.008
  • Decretos reglamentarios 1727 de 2.009 y 2952 de 2.010 y decreto reglamentario parcial No. 1377 de 2.013

11. Responsable de la Atención consultas y reclamos

BOSI Según lo dispuesto en el Art.23 del Decreto 1377 de 2013 designa al Oficial de Privacidad cuya función es la de la protección de datos personales, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012.

La función de protección de datos personales está a cargo del Oficial de Privacidad, el cual puede ser contactado a través de:

Correo electrónico: bosi@mybosi.com
Línea de Atención: 018000 112674
Página web: www.mybosi.com

12. Atención de Consultas y Reclamos

BOSI informa al titular, que podrá consultar los presentes términos y condiciones en el link “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” en nuestro sitio WEB: www.mybosi.com. Así mismo puede elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través de los siguientes canales de atención:

Correo electrónico: bosi@mybosi.com
Línea de Atención: 018000 112674
Página web: www.mybosi.com

Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas

Los titulares de datos personales que constituyan la base de datos CLIENTES BOSI, podrán consultar la información que en ella reposa. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito mediante el formato PQR dispuesto en las tiendas BOSI para este fin o mediante el correo electrónico bosi@mybosi.com y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Dirección del titular
  • Documentación que se quiera presentar como prueba

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Vigencia

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de BOSI estarán vigentes a partir del día 8 de Noviembre de 2016.

BOSI se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web www.mybosi.com

14. Temporalidad del Dato Personal

Las bases de datos administradas por BOSI se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente contable y fiscal, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de BOSI o una obligación contenida en un contrato entre BOSI y el Titular.

AVISO DE PRIVACIDAD

BOSI En cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios por los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales, se permite informarle que los datos personales suministrados y obtenidos de sus clientes serán tratados de manera segura, confidencial y responsable para fines netamente comerciales entre los que se destacan el informar sobre productos y la calidad de estos, tendencias, beneficios, eventos, alianzas, información general y para demás labores de mercadotecnia sobre tendencias y gustos de los consumidores que nos permitan otorgarles beneficios, promociones, descuentos u otros similares. Además para fines de reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, gestiones de cobranzas o comercial, estos fines para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales con sus clientes y serán a través de aliados tecnológicos, comerciales y/o estratégicos.

En este sentido BOSI le informa que los datos recolectados a través del personal de seguridad y de video grabaciones, se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones.

BOSI podrá modificar los términos y condiciones del presente documento y de la política de tratamiento de datos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen, en los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web www.mybosi.com

Para mayor información Bosi pone a su disposición los siguientes medios de comunicación:

Correo electrónico: bosi@mybosi.com
Línea de Atención: 018000 112674
Página web: www.mybosi.com